Termos de Serviço - ProcFlow

Plataforma: procflow.app (site institucional) e app.procflow.app (aplicação), além da extensão de navegador correlata.

Encarregado (DPO): privacidade@procflow.app

Sede: Campinas/SP

Versão: Setembro de 2026

ProcFlow é o nome comercial sob o qual um desenvolvedor com sede em Campinas/SP, presta os serviços descritos neste instrumento. As referências a "ProcFlow" neste documento designam essa pessoa física.

1. Definições

• 1.1. Plataforma: o software ProcFlow, operado via ambiente web e plugin de navegador.
• 1.2. Cliente: pessoa jurídica de direito público ou privado, bem como empresas e/ou funcionários que prestem serviços à administração pública e utilizem o sistema SEI, contratante da Plataforma.
• 1.3. Usuário Final: contratante direto e/ou pessoa autorizada pelo Cliente para utilização da Plataforma.
• 1.4. Sistema de Origem: Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

2. Objeto da Plataforma

A ProcFlow disponibiliza uma solução SaaS de suporte operacional, atuando como uma camada tecnológica complementar para organização de fluxos e memória executiva no sistema processual SEI. A Plataforma não substitui o Sistema de Origem, não possui natureza de sistema oficial e não confere validade jurídica autônoma aos registros nela inseridos.

3. Aceitação

A instalação do plugin ou a autenticação na Plataforma implica concordância com estes Termos, nos termos e condições aqui estabelecidos. Em contas institucionais, a aceitação pelo administrador vincula juridicamente o Cliente e todos os seus Usuários Finais.

4. Cadastro, Elegibilidade e Contas de Acesso

O Cliente é responsável por assegurar a legitimidade institucional dos acessos. A ProcFlow não armazena credenciais do Sistema de Origem (SEI), as quais permanecem sob gestão exclusiva do órgão ou usuário.

4.1. Usuários menores de idade (ECA Digital)

A Plataforma não é destinada nem concebida prioritariamente para utilização por crianças. Em observância à Lei nº 15.211/2025, o acesso de estagiários ou aprendizes exige verificação via mecanismos institucionais de validação compatíveis com o contexto do Cliente.

4.2. Responsabilidade pela verificação etária

A não verificação etária, pelo Cliente, ou qualquer forma de fraude para acesso por menores de idade não verificados é de inteira responsabilidade do Cliente, não sendo possível a responsabilização da ProcFlow por eventuais acionamentos administrativos e/ou judiciais. A título exemplificativo, configura fraude à verificação etária o acesso por menor de idade à conta vinculada a servidor e/ou funcionário público maior de idade, com ou sem sua anuência.

5. Funcionamento do Plugin/Extensão

O plugin interage com o navegador para leitura de metadados operacionais e processuais nas páginas do Sistema de Origem. Os metadados capturados são transmitidos aos servidores da ProcFlow, onde ocorre o processamento de domínio: validação, deduplicação, classificação, cálculo de prazos e persistência. O plugin não retém estado canônico nem executa regra de negócio própria.

A sincronização restringe-se aos metadados estritamente necessários para as funcionalidades contratadas, conforme detalhado na Política de Privacidade, e ocorre durante a sessão ativa do usuário ou por ação explícita de sincronização em lote por ele disparada. Nenhum conteúdo integral de documentos do Sistema de Origem é transmitido para a nuvem.

6. Limites da Ferramenta

A Plataforma é um instrumento assistencial e não presta aconselhamento jurídico, administrativo, contábil ou regulatório. Alertas, resumos e automações gerados devem ser revisados pelo usuário final antes de qualquer ato decisório. Por se tratar de plataforma de assistência, o mau uso ou má gestão, pelo Cliente e/ou Usuário Final, é de sua inteira responsabilidade.

7. Responsabilidade do Usuário

O Usuário Final é responsável por: (i) conferir prazos no Sistema de Origem; (ii) garantir a legitimidade dos dados inseridos; e (iii) observar o sigilo institucional aplicável. Essa responsabilidade é independente dos alertas e funcionalidades fornecidos pela Plataforma, que têm caráter assistencial, não substituindo a contagem de prazos manual e dupla checagem quanto à compatibilidade de informações nos documentos.

8. Uso por Servidores e Órgãos Públicos

A Plataforma não cria vínculo funcional, trabalhista ou de subordinação com o Poder Público. A utilização da Plataforma não implica homologação, certificação ou endosso oficial por qualquer órgão público, salvo quando formalmente documentado. O Cliente declara plena observância à Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013), bem como total responsabilidade por atos de corrupção praticados sem o conhecimento da Plataforma.

9. Proteção de Dados Pessoais (LGPD)

O tratamento observa os princípios de finalidade e necessidade. O Cliente atua, em regra, como Controlador, e a ProcFlow como Operadora, nos termos da LGPD. Dados sensíveis ou informações classificadas como ultrassecretas não devem ser inseridos na Plataforma. As condições detalhadas do tratamento de dados estão previstas na Política de Privacidade e, quando aplicável, em DPA celebrado entre as partes.

9.1. Dados de Terceiros

Os processos organizados na Plataforma podem conter dados pessoais de terceiros que não o Usuário Final - por exemplo, servidores, munícipes, partes processuais ou outros cidadãos mencionados nos autos ("Dados de Terceiros"). Em relação aos Dados de Terceiros, o Cliente é o único responsável por assegurar a existência de base legal que autorize sua inserção e tratamento na Plataforma, atuando como Controlador desses dados. A ProcFlow atua, quanto aos Dados de Terceiros, exclusivamente como Operadora, tratando-os apenas conforme as instruções documentadas do Cliente e para as finalidades previstas nestes Termos, sem realizar qualquer uso, cruzamento ou finalidade adicional em relação a esses dados.

10. ECA Digital e Proteção de Menores

Vedamos o perfilamento comportamental, a publicidade direcionada e recursos viciantes para usuários menores de 18 anos, garantindo a Privacidade por Padrão, em conformidade com a Lei nº 15.211/2025. Ainda, considerando que a Plataforma não é voltada ao acesso por menores, bem como não possui conteúdo ou funcionalidade imprópria a esse público, inexistindo publicidades ou conteúdos audiovisuais, inexistem restrições ao acesso por menores vinculados ao poder público e usuários do sistema SEI (estagiários, jovens aprendizes etc.), desde que realizem a verificação etária exigida pelo sistema.

11. Segurança da Informação

A ProcFlow adota modelo de segurança em profundidade, com múltiplas camadas técnicas e organizacionais de proteção da informação, incluindo medidas inspiradas em boas práticas de mercado e referências internacionais como ISO 27001, ISO 27035, SOC 2 e OWASP.

Entre as medidas implementadas, destacam-se:

• comunicação integralmente criptografada por HTTPS/TLS entre navegador, extensão, aplicação e infraestrutura de backend;
• criptografia de dados em repouso em banco de dados, backups e armazenamento de segredos sensíveis;
• autenticação segura com provedor especializado de identidade, sem armazenamento local de senhas pela ProcFlow;
• controle de acesso baseado em usuário, workspace e níveis de permissão;
• gerenciamento seguro de sessões e credenciais revogáveis da extensão de navegador;
• manutenção de logs técnicos, trilhas de auditoria e registros de sincronização, observados critérios de minimização de dados e retenção proporcional;
• monitoramento contínuo da infraestrutura com alertas automatizados para eventos críticos e falhas operacionais;
• proteção de borda mediante WAF (Web Application Firewall), mecanismos antifraude, limitação de taxa (rate limiting) e mitigação de abusos automatizados;
• utilização de ferramentas de análise estática e dinâmica de segurança no ciclo de desenvolvimento, incluindo auditoria de dependências e testes periódicos de vulnerabilidade;
• políticas de backup, recuperação de desastres e restauração periódica de integridade dos dados.

A ProcFlow mantém trilhas de auditoria protegidas por controles de integridade e adota medidas contínuas de prevenção, detecção e resposta a incidentes de segurança da informação.

12. Planos, Assinaturas e Billing

A ProcFlow disponibiliza os seguintes modelos de contratação:

• Plano Individual: destinado a um único usuário, com workspace pessoal;
• Plano Equipes (Teams): destinado a equipes, com estrutura de workspace compartilhado, permitindo até 15 (quinze) membros sob gerenciamento de um gestor responsável.

Os planos poderão possuir ciclos de cobrança mensais ou anuais, bem como períodos promocionais ou de avaliação gratuita ("trial"), conforme condições comerciais vigentes no momento da contratação. Os valores, funcionalidades, limites de uso e condições aplicáveis estarão sempre disponíveis na página oficial de assinatura da Plataforma e poderão ser atualizados periodicamente pela ProcFlow.

O Plano Individual poderá contar com período de avaliação gratuita de 30 (trinta) dias, sem exigência de cartão de crédito. Encerrado o período de avaliação sem contratação ativa, a conta poderá migrar automaticamente para modo somente leitura, preservando os dados do usuário.

A cobrança das assinaturas é processada exclusivamente pela Asaas, instituição de pagamento atuante no Brasil, em ambiente próprio e seguro, não tendo a ProcFlow acesso aos dados completos de cartão de crédito dos usuários. Os meios de pagamento aceitos poderão incluir PIX, boleto bancário e cartão de crédito.

As assinaturas possuem renovação automática até solicitação de cancelamento pelo usuário. O cancelamento poderá ser realizado a qualquer momento, produzindo efeitos ao término do período já pago, salvo hipóteses de direito de arrependimento previstas em lei.

12.1. Inadimplência

Em caso de atraso de pagamento, o usuário poderá permanecer com acesso integral à Plataforma pelo prazo de até 07 (sete) dias corridos. Após esse período, a conta poderá migrar para modo somente leitura, hipótese em que permanecerão disponíveis funcionalidades de visualização dos dados já existentes, ficando suspensas funcionalidades de escrita, edição e sincronização da extensão até regularização do pagamento.

12.2. Arrependimento

Quando aplicável, o direito de arrependimento observará o art. 49 do Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990). Cancelamentos realizados em até 07 (sete) dias corridos após a confirmação do pagamento poderão ensejar reembolso integral da cobrança, conforme regras do meio de pagamento utilizado.

13. Exclusão e Retenção de Dados

Adotamos o ciclo de 30 dias de Soft Delete após cancelamento para exportação pelo Cliente, seguido de Hard Delete após o referido período.

Registros de acesso são preservados pelo prazo de 180 (cento e oitenta) dias, como política própria de segurança da plataforma, com fundamento no legítimo interesse (art. 7º, IX, da LGPD), destinada à investigação de incidentes, apuração de uso indevido e proteção dos sistemas e dos usuários. Decorrido esse prazo, os registros são eliminados.

O fornecimento de dados a autoridades observa a distinção estabelecida pelo Marco Civil da Internet e está detalhado na Política de Privacidade.

14. Propriedade Intelectual

Todos os direitos sobre algoritmos, interfaces e marcas pertencem à ProcFlow. É vedada a engenharia reversa sob pena de rescisão e adoção das medidas judiciais e contratuais cabíveis, bem como o uso ou exploração da marca registrada como de propriedade de terceiros não vinculados à empresa.

15. Limitação de Responsabilidade

Conforme jurisprudência do STJ (REsp 1.989.291):

• Teto indenizatório: a responsabilidade financeira total da ProcFlow limita-se ao valor equivalente às mensalidades pagas pelo Cliente nos últimos 12 (doze) meses anteriores ao evento danoso.
• Exclusões: a ProcFlow não será responsável por falhas, indisponibilidades ou alterações promovidas por sistemas de terceiros, incluindo o SEI.

16. Disponibilidade e Nível de Serviço (SLA)

SLAs, com penalidades e critérios específicos de medição, deverão ser objeto de instrumento contratual específico celebrado entre as partes.

17. Força Maior

A ProcFlow não será responsável por atrasos ou descumprimentos decorrentes de incidentes cibernéticos de larga escala, indisponibilidade de provedores externos ou eventos fora de seu controle razoável, desde que notifique o Cliente no menor prazo possível e adote medidas para mitigar os impactos.

18. Vedações de Uso

É vedado:

• o uso de scrapers automatizados incompatíveis com a finalidade do serviço;
• a inserção de conteúdo ilícito, fraudulento ou classificado como sigiloso em níveis superiores ao permitido pela política de segurança do Cliente;
• qualquer tentativa de engenharia reversa, descompilação ou acesso não autorizado aos sistemas da ProcFlow.

19. Alterações deste Instrumento

A ProcFlow poderá atualizar este instrumento para refletir evolução tecnológica, mudanças regulatórias, melhorias operacionais ou adequações jurídicas. Alterações materiais serão comunicadas com antecedência mínima de 15 (quinze) dias ao Cliente, por e-mail ou aviso no sistema. A versão vigente permanecerá disponível nos canais oficiais.

20. Legislação Aplicável e Foro

Este instrumento é regido pelas leis brasileiras. Fica eleito o Foro da Comarca de Campinas/SP para resolução de controvérsias, ressalvados os contratos celebrados com entes da Administração Pública Federal ou Estadual, nos quais será competente o foro da sede do respectivo ente contratante, nos termos da legislação aplicável.

21. Acordo de Tratamento de Dados (DPA)

Para clientes do setor público e para operações que envolvam volume ou sensibilidade de dados que assim justifiquem, a ProcFlow disponibilizará, mediante solicitação, um Acordo de Tratamento de Dados (DPA) como instrumento complementar a estes Termos. O DPA detalha: (i) a natureza, finalidade e duração do tratamento; (ii) os tipos de dados pessoais envolvidos; (iii) as obrigações e direitos do Controlador; e (iv) as medidas técnicas e organizacionais de segurança implementadas pelo Operador. Solicitações de DPA devem ser encaminhadas a privacidade@procflow.app.

Campinas/SP | privacidade@procflow.app

Documento publicado em Setembro de 2026.